Ufficio in affitto: le 5 regole d’oro per non sbagliare!

Prendere un ufficio in affitto è un’opzione che merita di essere considerata ma che può non essere semplicissima da gestire. Aspetti come tempistiche, spazi necessari per la propria attività o gestione dei costi sono da non sottovalutare perché incideranno non di poco sui nostri profitti.

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Ufficio in affitto: 5 idee, foto e consigli
Ufficio con più postazioni

Hai un’attività e stai pensando di prendere un ufficio in affitto? Allora la prima cosa che devi sapere è che non potrai pretendere di concludere il tutto in brevissimo tempo. Ecco perché è sempre consigliato dare il via alle ricerche con diversi mesi di anticipo. Per le attività più grandi è addirittura indispensabile cominciare almeno un anno prima.

Valutare con attenzione quanto ci viene offerto e, al contempo, quanto ci viene richiesto è importantissimo. Ecco perché farci seguire da personale specializzato sarà una giusta soluzione per evitare di cadere in errore. Una volta concluso il tutto, però, potremo portare avanti con una certa tranquillità la nostra attività cercando di aumentarne i profitti approfittando del fatto di poterlo fare in un ambiente che abbiamo scelto e ci siamo ritagliati praticamente su misura. Di seguito, 5 spunti importanti che ci porteranno dalle ricerche iniziali all’occupazione vera e propria del nostro nuovo ufficio.

Ufficio in affitto: 5 idee, foto e consigli
Ufficio postazione singola

1. Ufficio in affitto: non ritardare a iniziare la ricerca

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Postazione di lavoro

Nel momento stesso in cui decidiamo di prendere un ufficio in affitto, dobbiamo iniziare a muoverci. Valgono un po’ le stesse regole che siamo “costretti” a seguire quando cambiamo abitazione: prima iniziamo la nostra ricerca, prima troveremo ciò che cerchiamo e maggiori saranno le possibilità di sistemarci a dovere in tempi ragionevoli. Ecco, quindi, che dovremo iniziare a leggere gli annunci di riferimento, selezionare quelli più interessanti, setacciare letteralmente i dintorni per poter scegliere consapevolmente.

Consideriamo sempre il fatto che dall’inizio della ricerca alla personalizzazione dell’ufficio passeranno svariati mesi. A questo proposito, più è grande la nostra attività, più tempo ci vorrà. In media, per piccole aziende gli iter per prendere gli uffici in affitto dureranno circa 6-8 mesi. Saranno necessari, invece, finanche 18 mesi, per le aziende di grandi dimensioni.

Tuttavia, ricordiamo sempre di non prendere in affitto uffici troppo grandi. Esagerare in tal senso, e quindi scegliere ambienti grandissimi quando in realtà ce ne basterebbero di più piccoli è uno degli errori più frequenti. Allo stesso modo, se prevediamo una crescita veloce della nostra attività, non lesiniamo sugli spazi: sarebbe da stupidi essere costretti a rimanere in uffici troppo piccoli solo perché vincolati da un contratto. La soluzione? Non aver fretta e considerare al meglio la prospettiva di crescita a breve e lungo termine della nostra azienda.

2. Ufficio in affitto, sempre facile da raggiungere

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Ufficio con parete divisoria in vetro

Prima di prendere un ufficio in affitto, lo abbiamo visto, è indispensabile fare un giro e visionare con attenzione tutte le opzioni disponibili. Meglio soffermarci in quelle zone che riteniamo opportune per la nostra attività: estendere la ricerca anche in quelle aree della città, magari difficili da raggiungere e prive di servizi, è un’inutile perdita di tempo. Facciamo in modo che il nostro ufficio sia alla portata di tutti, che sia facile arrivarvi e che sia servito quanto più possibile da mezzi pubblici e quant’altro.

Attenzione alla tipologia di edificio che ospiterà il nostro ufficio in affitto. In genere potrai optare per 3 classi: A, B e C.

  • Classe A: il meglio che possiamo desiderare. Ben serviti, hanno una portineria aperta tutto il giorno e sono il massimo della sicurezza. Edifici di pregio in cui sarebbe un onore affittare un ufficio. I costi al mq, però, sono molto elevati e dovremo tenerne conto.
  • Classe B: nonostante la collocazione non sia di quelle più in vista, è vero che edifici di questo tipo, seppur abbastanza vecchi, sono quasi sempre ristrutturati e votati alla modernità. Sicuramente una valida alternativa.
  • Classe C: categoria tra le meno consigliate in assoluto. Non si tratta di edifici normalmente adatti a ospitare uffici sia perché lontani o difficili da raggiungere che per le generali condizioni in cui si trovano. Meglio, se siamo costretti da budget troppo bassi a fare questa scelta, considerare, invece, la possibilità di condividere l’ufficio con un’altra azienda.

3. Ufficio in affitto, come si compone il costo dell’affitto

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Impiegato al lavoro

Il costo mensile della locazione è una delle variabili da considerare con maggiore attenzione quando decidiamo di prendere un ufficio in affitto. Proprio questo importo, insieme a vari altri, andrà a pesare in buona parte sul nostro budget e, in futuro, sui nostri profitti. Una delle operazioni cui possiamo dedicare un po’ del nostro tempo è quella di comprendere come, di norma, le agenzie immobiliari stabiliscono il canone d’affitto per un immobile.

Diciamo sin da subito che tutti i preventivi di spesa vengono sviluppati al metro quadro. Supponiamo di aver visto un ufficio la cui superficie totale è di 1.500 mq e che il costo al mq, nella città in cui ci troviamo, sia pari a 30 euro. Questo significa che pagheremo 30.000 euro l’anno pvvero 2.500 euro al mese. Un attimo! Se consideriamo le superfici calpestabili, arriveremmo ad una metratura di circa 1.000 mq. Pagheremmo, è vero, di meno ma le agenzie considerano, nel conteggio, anche le superfici non calpestabili che si suppone possano andare incontro, comunque, ad usura durante il periodo di locazione.

4. Ufficio in affitto, la negoziazione

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Firmare contratto di lavoro

Prendere un ufficio in affitto significa anche che dovremo interfacciarci con diverse figure e negoziare il contratto d’affitto (ed eventualmente quello legato alla ristrutturazione). A questo punto, per evitare di compiere qualche errore, la cosa migliore è quella di affidarci ad esperti del settore che potranno guidarci nella delicatissima fase della negoziazione. Avremo a che fare con gli agenti immobiliari del proprietario dell’immobile e con un architetto.

Portarci avanti quanto meglio possibile è importante e il team di specialisti a nostra disposizione ci aiuterà a respingere tutte quelle clausole che spesso recano problemi nel futuro o richieste di pagamenti mensili troppo elevati per le nostre possibilità. Per le clausole, in particolre, verifichiamo sempre che non ce ne sia una che autorizzi il proprietario ad aumentare il canone di locazione per qualsivoglia motivazione. Ok prendere in affitto un ufficio in buone condizioni e con tutte le cose a posto ma è anche necessario non indebitarci al di sopra dei nostri budget. Negoziando il tutto potremo controllare i nostri profitti a 360 gradi.

Non facciamoci spaventare da un contratto di lunga durata: se abbiamo lavorato nella maniera corretta, saremo sempre tutelati dal contratto stesso. Ultimo aspetto da non sottovalutare: dal momento che non sappiamo come andranno le cose a lungo termine, non possiamo sapere se tra 3 o 4 anni ci troveremo in difficoltà o meno. Garantiamoci di avere abbastanza tempo per decidere se procedere con il rinnovo del contratto (una volta giunto a scadenza) senza che il tutto debba svolgersi di fretta e creandoci una spiacevole sensazione di stress.

5. Ufficio in affitto: la personalizzazione

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Ufficio pareti color blu

Una volta accettate tutte le condizioni e firmato il contratto, potremo dedicarci all’ultima fase del prendere un ufficio in affitto: la sua personalizzazione. Se siamo davvero consapevoli che avremo molto da fare su questo fronte, è bene affidarci nelle mani di un bravo architetto che saprà darci tutti i suggerimenti più utili in tal senso.

Una cosa a cui dobbiamo prestare bene attenzione riguarda gli eventuali costi che il proprietario dell’immobile potrebbe imporci per effettuare la ristrutturazione. Cerchiamo di comprendere bene quanto ci verrà spiegato dall’architetto ponendo l’accento su quelli che sono gli ostacoli più probabili a cui potremmo andare incontro.

Galleria idee e foto di ufficio in affitto

Avrai ben compreso che prendere un ufficio in affitto non è assolutamente un’operazione da prendere alla leggera. Sono tante le incombenze che ci troveremo davanti e non sempre è possibile risolvere il tutto nell’arco di pochi mesi. Meglio, comunque, prenderci tutto il tempo che ci serve senza rischiare di sbagliare. Cosa ne pensi di dare uno sguardo alla nostra fotogallery? Ci trovi tutti gli spunti che ti abbiamo appena fornito.