Come organizzare l’ufficio: 3 nuove regole

Organizzare l’ufficio a dovere è molto importante perché permette di lavorare bene, ovvero in modo più produttivo. Oggi nell’ufficio medio è molto presente la tecnologia, che ha cambiato parecchio il modo di lavorare, computer, stampanti e altri dispositivi vanno però posizionati con cura, così da poterli usare al meglio, ecco qualche consiglio a riguardo.

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Chi si tratti di un tradizionale ufficio o un ormai sempre più diffuso ufficio per l’home working, ovvero per il lavoro da casa, l’organizzazione degli spazi e dei vari elementi sarà sempre un aspetto di fondamentale importanza con cui fare debitamente i conti.

Bisognerà avere una postazione comoda. Questo significa una scrivania e una sedia di altezza adeguata e prestare attenzione alla corretta illuminazione, per poter sempre lavorare al meglio nei diversi orari.

Scegliere mobili e accessori e posizionare tutto al meglio è davvero importante, ma può anche risultare, come vedremo, piuttosto divertente. Chiunque potrà, anche con un budget limitato, organizzare bene il proprio ufficio.

Come scegliere e posizionare i mobili in ufficio

I mobili di un ufficio, in genere non devono essere numerosi o particolarmente complessi. Ci sono però alcuni elementi imprescindibili e altri che, se presenti e opportunamente utilizzati, possono semplificare le proprie attività.

Tra gli elementi che possiamo dire irrinunciabili, una sedia e un tavolo o magari una vera e propria scrivania.

Si potrà spaziare tra i materiali e gli stili più disparati, in base alle proprie preferenze. Ci sono però alcune caratteristiche che andrebbero attentamente valutate e sempre opportunamente considerate.

Il tavolo dovrà avere una dimensione sufficiente ad ospitare il computer e qualche documento o un blocco per gli appunti. Se per il proprio lavoro, nella quotidianità, si ha bisogno di particolari materiali o accessori, da tenere sul tavolo, questo andrà dimensionato di conseguenza.

Per la sedia, in genere è bene optare proprio per un modello da ufficio, con ruote, altezza regolabile e forma ergonomica. Si potrebbe pensare che ogni sedia vada bene, ma non è così. Se si sta seduti per molte re ogni giorno, anche piccole differenze possono incidere parecchio su produttività, postura e quindi a lungo termine salute.

Il tavolo e la sedia devono avere un’altezza tale da permettere di guardare il monitor del computer e scrivere con la tastiera. Il tutto stando comodi e senza dover sforzare collo o schiena in posizioni innaturali.

Altri mobili, non sempre necessari, ma in genere utili, sono cassettiere, armadi o scaffalature in cui riporre documenti e altri materiali utili alla propria attività.

La propria postazione andrà posizionata e orientata in modo da avere, se possibile della luce naturale, da una o più finestre, senza però che si creino fastidiosi riflessi sul monitor. Per eliminare eventuali riflessi o per far luce anche nelle ore serali, si potrà poi scegliere un’apposita lampada da tavolo. Meglio se orientabile, così da direzionare la luce dove più se ne ha bisogno, in base all’ora e al tipo di attività che si sta svolgendo.

Come organizzare l’ufficio affinché risulti sempre ben illuminato

L’illuminazione degli spazi è un aspetto che troppo spesso si tende un po’ a sottovalutare. Lavorare in un ufficio buoio, illuminato male, può complicare parecchio la vita. Può renderci meno produttivi e a lungo andare potrebbe anche causare dei danni alla vista.

Se si parla di organizzazione ottimale di un ufficio si deve necessariamente prendere in considerazione anche la sua illuminazione.

Un ufficio, anche se piccolo, dovrebbe sempre poter contare su più fonti luminose. Possibilmente almeno una naturale, ovvero una finestra. Ci vorrà poi una fonte di luce diffusa nella stanza, in genere a soffitto e una orientabile, ad esempio sulla tastiera del computer, su un documento, o ovunque serva.

Se in ufficio ci sono una o più finestre, magari ampie, sarà bene dotarle di tende che consentano di regolare la quantità di luce da far entrare, per evitare fastidiosi riflessi sugli schermi dei dispositivi, che possono abbagliare non poco.

In linea di massima sarà bene optare per luci fredde per l’illuminazione diffusa e spesso anche per quella della lampada, ma in questo caso si potrà scegliere anche una luce più calda. Saranno da evitare luci colorate, così come fonti luminose che producano ombre o altri effetti che alla lunga potrebbero stancare o distrarre chi lavora.

Come organizzare la scrivania in ufficio

La scrivania, come già anticipato, è uno degli elementi più importanti di un ufficio. Organizzare la scrivania è sempre qualcosa di molto importante, sia se parliamo di un mobile molto grande o di un piccolo piano d’appoggio.

Ovviamente numero, tipologia e dimensione degli elementi, eventualmente presenti sul piano della scrivania, sarà inevitabilmente influenzato dalla sua dimensione.

Non bisognerà mai affollare troppo la scrivania, in particolare se piccola, andranno quindi fatte delle importanti scelte, avviando una riflessione su cosa effettivamente serva nella quotidianità del proprio lavoro e cosa invece non meriti uno spazio di particolare rilievo.

In linea di principio, elementi come un porta documenti o un organizer da scrivania, in cui mettere penne, forbici, graffatrice e altri tipici oggetti presenti in un ufficio, potrebbero sempre servire.

Se la nostra scrivania dispone di uno o più cassetti o l’abbiamo abbinata ad una cassettiera, potremo liberare spazio sul piano di lavoro, fino eventualmente a tenerlo del tutto vuoto. Ovviamente, eccezion fatta per il computer ed eventuali periferiche dello stesso.

Per dare un tocco di personalità alla postazione, spazio permettendo, non va scartata l’idea di posizionare anche una foto, o magari una piccola pianta, per dare un po’ di colore e rendere un po’ meno faticose le ore di lavoro.

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Organizzare l’ufficio non è facile come si potrebbe pensare, ci sono tanti aspetti a cui prestare attenzione che possono influenzare in modo rilevante la propria produttività e in alcun casi addirittura la propria salute. Ecco alcune regole generali molto importanti per avere un ufficio sempre ben organizzato.